Fallstricke bei Kassensystemen (2): Schwerpunkte der Betriebsprüfung in der Gastronomie

12.05.2024

Im Teil 2 der Reihe "Fallstricke bei Kassensystemen soll es um die Schwerpunkte im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung gehen. Den ersten Teil der Reihe neue Schätzungsbefugnis durch das Finanzamt aufgrund BMF-Schreibens 2024 finden Sie hier.

Rechtliche Grundlagen

Die rechtlichen Grundlagen für die Führung von Kassen in der Gastronomie sind im deutschen Steuerrecht festgelegt, insbesondere in der Abgabenordnung (AO) und im Umsatzsteuergesetz (UStG). 
Nach § 162 AO muss die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen, wenn diese nicht ermittelt oder berechnet werden können, insbesondere bei unzureichenden Aufzeichnungen. Eine ordnungsgemäße Buchführung nach § 158 AO ist die Grundlage für die Anerkennung der Aufzeichnungen in der Steuererklärung. Zusätzlich müssen Wareneingangs- und Warenausgangsbücher geführt werden. § 146 Abs. 1 AO fordert, dass Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen, während § 146 Abs. 4 AO die Klarheit und Unveränderlichkeit der Aufzeichnungen hervorhebt. Für die Umsatzsteuer ist gemäß § 22 UStG und § 63 UStDV eine getrennte Aufzeichnung der Entgelte nach Steuersätzen erforderlich.

Schwerpunkte der Prüfung im Rahmen der Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfung in der Gastronomie zielt darauf ab, die korrekte Erfassung und Versteuerung aller geschäftlichen Vorgänge sicherzustellen. Im Fokus stehen dabei häufig folgende Prüfbereiche:

Verhältnis von Getränken zu Speisen:

• Ein untypisches Verhältnis zwischen dem Umsatz von Speisen und Getränken kann auf nicht erfasste Umsätze hinweisen. Üblicherweise liegt das Verhältnis bei etwa 70 % für Speisen und 30 % für Getränke. Abweichungen hiervon bedürfen einer plausiblen Erklärung, da ansonsten eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch das Finanzamt erfolgen kann.
  
  

Stornierungen:

• Stornierungen sind in der Gastronomie nicht unüblich, jedoch ist es wichtig, dass jede Stornierung nachvollziehbar dokumentiert wird. Dies sollte am Besten zeitnah geschehen.
  Die Betriebsprüfer achten darauf, ob Stornos systematisch erfasst und belegt sind. Unregelmäßigkeiten oder auffallend hohe Stornoquoten können auf manipulative Kassenführung oder Fehler in der Buchführung hinweisen.

Abgleich von Wareneinsatz zu Umsatz:

• Dieser Abgleich dient dazu, die Plausibilität der Umsatzzahlen zu überprüfen. Ein signifikant niedriger Wareneinsatz im Verhältnis zum Umsatz könnte beispielsweise auf Schwarzverkäufe hinweisen, während ein ungewöhnlich hoher Wareneinsatz Ineffizienzen oder Verschwendung signalisieren könnte.
  
  

Klärung bei Hausbons, Schwund und Personalessen:

• Die korrekte Erfassung von Hausbons, Schwund und Personalessen ist entscheidend für die Ermittlung des tatsächlichen Umsatzes. Diese Posten müssen in der Kasse erfasst oder zumindest durch entsprechende Listen dokumentiert werden. Fehlen solche Aufzeichnungen, erschwert dies die Prüfung und kann zu Schätzungen führen, die für den Betreiber nachteilig sein könnten.

 

Klärung von Umsatzschwankungen im Laufe eines Jahres:

• Saisonale Schwankungen sind in der Gastronomie üblich, jedoch müssen signifikante Abweichungen von erwarteten Mustern erklärbar sein. Unplausible Umsatzschwankungen können als Indiz für unvollständige Aufzeichnungen oder gar Steuerhinterziehung gewertet werden.

Zusätzlich zur Überprüfung dieser spezifischen Bereiche benötigt die Betriebsprüfung umfangreiche Daten, um eine effektive Kassenprüfung durchführen zu können. Dazu zählen unter anderem:

• Datenexporte aus dem Kassensystem: Diese sollten alle Transaktionen detailliert und nachvollziehbar darstellen.
• Daten der Finanzbuchhaltung (GDPdU Daten): Diese umfassen alle relevanten finanziellen Transaktionen des Unternehmens.
• Wareneinkaufsrechnungen: Diese belegen die Kosten des Wareneinsatzes und sind entscheidend für den Abgleich von Wareneinsatz zu Umsatz.

Die genaue Überprüfung dieser Aspekte hilft nicht nur, die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu beurteilen, sondern auch, die Steuerehrlichkeit der Gastronomiebetriebe sicherzustellen. In Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Steuerberater können diese Daten bereits im Vorfeld einer Außenprüfung oder Kassennachschau eingelesen und analysiert werden. So können "Schwachstellen" in den Kassendaten frühzeitig erkannt werden.

Praxisfälle

In der Praxis können diverse Ereignisse die Kassenführung beeinflussen:

• Wasserschaden: Zerstörung der Kasse und damit einhergehende Datenverluste ohne durchgeführte Backups können zu Schätzungen durch die Finanzbehörde führen.
  
  
• Probleme mit der TSE-Zertifizierung: Selbst bei einer TSE zertifizierte Kasse können sich schnell formale Fehler einstellen. So beeinträchtigt eine fehlende Einzeldatenspeicherung die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen, was zu einer kompletten Verwerfung der Kassenaufzeichnungen auch bei einer TSE zertifizierten Kasse führen kann.
  
  
• PC Kassensysteme: Der hier häufig nicht mögliche DSFinV-K Export kann als schwerwiegender formaler Mangel angesehen werden.

Diese Fälle verdeutlichen die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Kassenführung und die potenziellen Konsequenzen von Mängeln, insbesondere in der Gastronomie, wo die täglichen Transaktionen und variierenden Betriebsumstände besondere Herausforderungen darstellen.

 

Gerne beraten wir Sie zu diesem Rechtskreis.

 

Von Rechtsanwalt Martin Figatowski, LL.M. (Tax)