Vorlagepflicht von E-Mail-Korrespondenz in der Außenprüfung

Das Finanzgericht Hamburg (FG) hatte in einer aktuellen Entscheidung darüber zu befinden, ob der Steuerpflichtige im Rahmen einer Außenprüfung gegenüber der Finanzverwaltung verpflichtet ist, neben den empfangenen und versandten Handelsbriefen und sonstigen Unterlagen mit Bedeutung für die Besteuerung auch ein sogenanntes elektronisches Gesamtjournal, das nach den Vorgaben der Finanzverwaltung Informationen zu jeder einzelnen empfangen bzw. versendeten E-Mail des Steuerpflichtigen und seiner Mitarbeiter enthält, vorzulegen.

Nach Ansicht des FG kann die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung verlangen, dass ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen in einem maschinell verwertbaren Format zur Verfügung gestellt werden (§ 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 3 AO). Dies gilt jedoch nur für solche Unterlagen, die der Steuerpflichtige nach § 147 Abs. 1 AO aufzubewahren habe. Die Aufbewahrungspflicht setzt wiederum eine Aufzeichnungspflicht voraus. Insoweit sieht das FG das Vorlageverlangen bezüglich der vorhandenen Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstiger Unterlagen mit Bedeutung für die Besteuerung als rechtmäßig an. Soweit sich das Vorlageverlangen dagegen auf ein Gesamtjournal bezieht, ist dies jedoch rechtswidrig, da ein solches Gesamtjournal nicht der Aufzeichnungs- bzw. Aufbewahrungspflicht (weder nach § 200 der Abgabenordnung noch den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung im Sinne der §§ 238 ff. des Handelsgesetzbuchs oder den §§ 140 ff. der Abgabenordnung) unterliegt.

Das Finanzgericht hat die Revision wegen grundsätzlicher Bedeutung der Sache zugelassen. Das Verfahren wird beim BFH unter dem Az. XI R 15/23 geführt.

(FG Hamburg, Urteil vom 23.03.2023, 2 K 172/19; zum Volltext des Urteils gelangen Sie hier)