Meldepflichten für elektronische Kassensysteme mit TSE – Was Unternehmer wissen müssen

17.09.2024

1. Einführung

Seit dem 1. Januar 2020 gibt es in Deutschland verschärfte Regelungen für die Verwendung elektronischer Kassensysteme (§ 146a Absatz 4 der Abgabenordnung (AO)). Diese Systeme müssen mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, um Manipulationen zu verhindern. Die Einführung der Meldepflicht wurde jedoch aufgrund technischer Probleme mehrfach verschoben. Ab dem 1. Januar 2025 tritt die Meldepflicht endgültig in Kraft. Im Folgenden informieren wir Sie über die Fristen, Pflichten und Handlungsschritte, die Unternehmer beachten müssen.

2. Worum geht es?

Die Meldepflicht betrifft alle Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssystemen im Sinne des § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSicherungVerordnung einsetzen. Jedes dieser Systeme muss dem Finanzamt gemeldet werden, insbesondere die zertifizierte TSE, die zum Schutz vor Manipulationen erforderlich ist. Diese Regelung betrifft sowohl neue als auch bereits bestehende Kassensysteme. Gesetzliches Ziel ist es, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Zahlungsprozessen zu erhöhen und die Steuerhinterziehung einzudämmen.

3. Fristen

Die Einhaltung der Fristen ist von zentraler Bedeutung, um Bußgelder und ggf. Strafen zu vermeiden:

• Bestehende Systeme: Elektronische Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis spätestens 31. Juli 2025 gemeldet werden.
• Neue Systeme: Für Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, gilt eine Meldefrist von einem Monat nach Anschaffung.
• Außerbetriebnahme: Wird ein Kassensystem nach dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen, ist dies ebenfalls innerhalb eines Monats dem Finanzamt zu melden. Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen wurden, müssen nur gemeldet werden, wenn sie zuvor bereits gemeldet worden sind.

4. Beispiele aus der Praxis

Beispiel für ein bestehendes System: Frau Meier betreibt seit 2022 eine Bäckerei und nutzt seitdem ein elektronisches Kassensystem. Sie muss dieses Kassensystem bis spätestens 31. Juli 2025 beim Finanzamt melden.

Beispiel für ein neu angeschafftes System: Herr Schmidt, Inhaber eines Friseursalons, kauft am 20. Juli 2025 ein neues Kassensystem. Er hat bis zum 20. August 2025 Zeit, das System zu melden.

Beispiel für eine Außerbetriebnahme: Ein Cafébesitzer entscheidet sich am 15. Juli 2025, sein altes Kassensystem außer Betrieb zu nehmen. Diese Änderung muss er innerhalb eines Monats dem Finanzamt mitteilen.

5. Was müssen Unternehmer tun?

Unternehmer sollten die Zeit bis zum 1. Januar 2025 nutzen, um sich auf die Meldepflicht vorzubereiten. Folgende Schritte sind notwendig:

• Bestandsaufnahme: Erstellen Sie eine Liste aller elektronischen Kassensysteme in Ihrem Unternehmen, einschließlich gemieteter oder geleaster Systeme.
• Sammeln der erforderlichen DatenS: Stellen Sie sicher, dass Sie alle benötigten Informationen bereit haben, darunter die Art der TSE, die Seriennummern der Systeme und die Anschaffungs- oder Leasingdaten
• Einrichtung eines Benutzerkontos bei „Mein ELSTER“: Ab dem 1. Januar 2025 erfolgt die Meldung ausschließlich elektronisch über das Elster-Portal. Alternativ können auch Steuerberater mit der Meldung beauftragt werden
• Fristen beachten: Halten Sie die oben genannten Fristen strikt ein, um Bußgelder und Hinzuschätzungen zu vermeiden
• Einheitliche Meldung: Wichtig ist noch, dass bei jeder Mitteilung stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in der einheitlichen Mitteilung zu übermitteln sind.

Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

 

Von Rechtsanwalt Martin Figatowski, LL.M. (Tax)