E-Rechnung: Ein zukunftsweisender und obligatorischer Systemwechsel

20.03.2024

In der heutigen zunehmend digitalisierten Welt steht auch das Rechnungswesen vor einem signifikanten Wandel. Gemäß der aktuellen Fassung des "Wachstumschancengesetzes" ist es unausweichlich, dass die E-Rechnung die traditionellen Rechnungsformate ersetzen wird. Diese Entwicklung stellt einen entscheidenden Schritt in der Digitalisierung der deutschen Wirtschaft dar und zielt darauf ab, den Umsatzsteuerbetrug effektiver zu bekämpfen.

Die E-Rechnung, definiert als ein strukturierter, elektronischer Datensatz, beispielsweise im XML-Format, wird im Geschäftsverkehr zwischen deutschen Unternehmen die herkömmlichen Papier- und PDF-Rechnungen ersetzen. Der Übergang zu einem vollständig digitalisierten Rechnungsverfahren ist Teil der Bestrebungen, die Geschäftsprozesse zu modernisieren und die Wirtschaft weiter zu digitalisieren.

Die Umstellung auf E-Rechnungen erfolgt schrittweise mit einem klaren Zeitplan. Ab dem 1. Januar 2025 wird es für deutsche Unternehmer verpflichtend sein, E-Rechnungen empfangen zu können. Spätestens zum 1. Januar 2028 wird die Ausstellung von E-Rechnungen bei Umsätzen zwischen deutschen Unternehmern obligatorisch sein. Die derzeitigen Regelungen sehen nur in sehr begrenztem Umfang Ausnahmen von dieser Pflicht vor. Ähnliche Initiativen, um E-Rechnungen auch im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr einzuführen, werden ebenfalls auf EU-Ebene im Rahmen der ViDA Initiative verfolgt.

Für Unternehmen, die bisher noch keine Erfahrungen mit E-Rechnungen gemacht haben, ist es entscheidend, frühzeitig passende Softwarelösungen und Prozesse zu implementieren. Obwohl die Umstellung zunächst mit einem Mehraufwand verbunden sein mag, bietet sie doch zahlreiche Vorteile. Digitale Rechnungsbelege ermöglichen einen nahtlosen Prozess vom Empfang über die Prüfung bis zur Freigabe und Verarbeitung, wodurch die Effizienz erheblich steigert. Der Wegfall manueller Dateneingaben reduziert Fehlerquellen und spart wertvolle Zeit, die in wertschöpfende Aktivitäten investiert werden kann. Zudem lassen sich durch den Verzicht auf Papierrechnungen Druck- und Portokosten erheblich reduzieren, was Einsparungen von bis zu 60 Prozent ermöglicht. Sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen sind jederzeit und überall zugänglich, was zu einer besseren Übersicht und Kontrolle führt. Die schnellere Verarbeitung von Eingangsrechnungen ermöglicht Skontoziehungen und sorgt für eine zügigere Zahlungsabwicklung sowie geringere Mahnquoten.

Der Übergang zur E-Rechnung ist eine Chance, die digitalen Kapazitäten Ihres Unternehmens voll auszuschöpfen und gleichzeitig zur Modernisierung der Wirtschaft beizutragen. Wir von GTK GINSTER • THEIS • KLEIN & PARTNER mbB stehen bereit, Sie bei diesem Übergang zu unterstützen und gemeinsam die Herausforderungen zu meistern.

Kontaktieren Sie uns unter info@gtkp.de, um den ersten Schritt in Richtung digitale Zukunft zu machen.

Von Steuerberaterin Verena Ritzdorf und Steuerberater Sebastian Schmitz